makalah komunikasi bisnis - adbis UR '12

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Manusia merupakan makhluk sosial yang harus berinteraksi dengan sesamanya dalam melakukan aktivitas sehari-hari. Untuk dapat saling berinteraksi satu dengan yang lainnya, manusia perlu menggunakan suatu proses penyampaian informasi yang disebut proses komunikasi serta etika dalam berkomunikasi. Sebagai pembahasan lanjutan, makalah ini juga akan mengupas penggunaan komunikasi dan etika oleh manusia dalam berbisnis, yang popular disebut komunikasi bisnis.

Pada dasarnya, komunikasi yang dilakukan haruslah komunikasi yang efektif. Suatu proses komunikasi dapat dikatakan komunikasi yang efektif apabila informasi yang disampaikan oleh sumber (komunikator) tidak hanya menambah ilmu pengetahuan si penerima (komunikan), namun juga memberi efek/pengaruh bahkan ia sudah mau melakukan apa yang dikehendaki komunikator tersebut.

Untuk dapat melakukan komunikasi dan etika yang efektif diatas, kita harus mengetahui dengan jelas apa yang dimaksud dengan komunikasi dan etika, bentuk dasar komunikasi, proses komunikasi, unsur-unsur komunikasi serta apa itu komunikasi bisnis.

1.2  Tujuan

Makalah ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi tugas sebagai salah satu kategori penilaian mata kuliah Komunikasi Bisnis. Memberikan dan menambah wawasan berpikir tentang etika komunikasi, dan bagaimana penggunaan teknik-teknik komunikasi yang baik. Selain itu, juga bertujuan agar penyusun dan pembaca dapat memahami komunikasi (bisnis) dengan baik, sehingga mampu melakukan komunikasi yang efektif dalam berinteraksi sehari-harinya dengan teman sesama mahasiswa, dosen, maupun masyarakat luas.

1.3  Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut :

1.      Apakah pengertian komunikasi ?

2.      Apa-apa saja unsur-unsur komunikasi ?

3.      Bagaimanakah bentuk dasar dan tipe komunikasi ?

4.      Bagaimana proses/tahapan komunikasi ?

5.      Bagaimanakah cara memahami komunikasi bisnis ?

6.      Apakah etika komunikasi itu, bagaimanakah etika komunikasi yang baik antara sesama manusia dan seperti apakah contoh-contoh teknik komunikasi yang baik?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Komunikasi dan Komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku ataupun tindakan. Beberapa definisi komunikasi menurut para ahli adalah sebagai berikut :

1) Murphy; komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk mencapai pikiran-pikiran yang dimaksud oleh orang lain

2) Harwood; komunikasi didefinisikan sebagai proses untuk membangkitkan perhatian orang lain yang bertujuan untuk menjalin kembali ingatan-ingatan

3) Hovland; komunikasi merupakan proses dimana seseorang (komunikator) mengirimkan stimuli (biasanya dengan simbol-simbol verbal ) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan)

Dari definisi para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa komunikasi merupakan proses kegiatan pengoperan / penyampaian warta atau berita /informasi yang mengandung arti dari satu pihak (seseorang/tempat) kepada pihak (seseorang/tempat) lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian.

Komunikasi bisnis ialah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.

2.2 Unsur-Unsur Komunikasi

Unsur-unsur komunikasi ialah sebagai berikut : 
1. Sumber

Sumber atau disebut juga komunikator, merupakan pihak yang memiliki informasi kemudian menyampaikannya kepada penerima (komunikan). Dalam komunikasi antarmanusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok, misalnya : partai, organisasi, dan lembaga.

 2.Proses Encoding
     Encoding adalah proses mengubah (konversi) informasi dari suatu sumber (komunikator) menjadi data, yang selanjutnya dikirimkan ke penerima atau pengamat.

 3. Pesan

Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang   disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat, atau propaganda.
    
 4.Media
    Media yang dimaksud disini ialah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima.

5. Gangguan

    Gangguan atau noise adalah hal yang mendistorsi pesan. Suatu komunikasi dianggap mengalami gangguan apabila terjadi ketidaksesuaian pesan antara yang dikirim dengan yang diterima.

 6. Lingkungan

Lingkungan atau situasi adalah faktor-faktor tertentu yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi. Faktor ini dapat digolongkan atas empat macam, yakni lingkungan fisik, lingkungan sosial budaya, lingkungan psikologis, dan dimensi waktu.

7. Proses Decoding

Decoding adalah proses kebalikan dari encoding, yaitu konversi data yang telah dikirimkan oleh sumber menjadi informasi yang dimengerti oleh penerima.

8. Penerima

Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri dari satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelompok, partai atau negara.

9. Pengaruh

Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan.

   
     10.Tanggapan Balik

Ada yang berpendapat bahwa umpan balik sebenarnya adalah salah satu bentuk daripada pengaruh yang berasal dari penerima. Akan tetapi sebenarnya umpan balik bisa juga berasal dari unsur lain seperti pesan dan media, meski pesan belum sampai pada penerima.

2.3 Bentuk Dasar Komunikasi

Pada dasarnya, komunikasi terdiri atas dua bentuk, yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

A.     Komunikasi Verbal

Verbal adalah pernyataan lisan antar manusia lewat kata-kata dan simbol umum yang sudah disepakati antar individu, kelompok, bangsa dan Negara. Jadi definisi komunikasi verbal dapat disimpulkan bahwa komunikasi yang menggunakan kata-kata secara lisan dengan secara sadar dilakukan oleh manusia untuk behubungan dengan manusia lain.

Menurut Larry L. Barker, bahasa memiliki tiga fungsi:

1.  Penamaan (naming atau labeling)

Penamaan atau penjulukan merujuk pada usaha mengidentifikasi objek, tindakan, atau orang dengan menyebut namanya sehingga dapat dirujuk dalam komunikasi.

2.  Interaksi

Fungsi interaksi menekankan berbagi gagasan dan emosi, yang dapat mengundang simpati dan pengertian atau kemarahan dan kebingungan.

3.  Transmisi

Informasi yang kita terima setiap hari, sejak bangun tidur sampai tidur kembali, dari orang lain secara langsung maupun tidak langsung (dari media massa), inilah yang kita sebut sebagai fungsi transmisi.

Book mengemukakan, agar komunikasi kita berhasil, setidaknya bahasa harus memenuhi tiga fungsi :

1.   Untuk mengenal dunia di sekitar kita

2.   Berhubungan dengan orang lain

3.   Menciptakan koherensi dalam kehidupan kita

Ada beberapa hal yang menyebabkan fungsi tersebut tidak berjalan dengan baik yaitu keterbatasan bahasa. Maksudnya adalah adanya perbedaan arti atas penamaan atas hambatan lain saat anda sedang berkomunikasi. Adapun hal-hal tersebut adalah sebagai berikut :

·         Keterbatasan kata-kata yang mewakili sebuah objek

·         Kata-kata yang bersifat ambigu dan kontekstual

·         Kata-kata yang mengandung bias budaya

·         Bahasa dapat dipandang sebagai perluasan bahasa. 

Ketika berkomunikasi, kita menerjemahkan gagasan dalam bentuk lambang (verbal atau nonverbal). Bahasa ialah alat yang digunakan untuk proses penyandian, namun memiliki keterbatasan. Untuk itu diperlukan kecermatan dalam berbicara, bagaimana mencocokkan kata dengan keadaan sebenarnya, bagaimana menghilangkan kebiasaan berbahasa yang menyebabkan kerancuan dan kesalahpahaman.

B.     Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan dalam presentasi, dimana penyampaiannya bukan dengan kata-kata, tetapi melalui gerakan-gerakan anggota tubuh yang sering dikenal dengan istilah bahasa isyarat atau body language. Selain itu, penggunaan bahasa nonverbal dapat melalui  kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian,  potongan rambut, dan penggunaan simbol-simbol.

Pengertian komunikasi nonverbal menurut Larry A. Samovar dan Richard Porter adalah pencakupan semua ransangan dalam suatu setting komunikasi yang dihasilkan suatu individu dan penggunaan lingkungan oleh individu, yang mempunyai nilai potensial bagi pengirim atau penerima, baik disengaja atau tidak.

Jenis dari komunikasi nonverbal secara umum dikenal dan digunakan untuk memperkaya komunikasi verbal, yang terdiri atas :

1.      Bahasa isyarat

2.      Ekspresi wajah

3.      Sandi

4.      Simbol

5.      Warna

6.      Parabahasa

7.      Busana

Fungsi-fungsi yang dipakai dalam komunikasi nonverbal adalah :

1.      Fungsi Repetisi

Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya menganggukkan kepala ketika mengatakan “ya”.

2.      Fungsi Substitusi

Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi kita tidak perlu mengungkapkannya dengan kata-kata. Misalnya menggelengkan kepala ketika diajak ketempat sesuatu, yang berarti gelengan kepala = tidak mau/tidak bisa.

3.      Fungsi Regulator

Perilaku nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya ketika kuliah sudah mulai berakhir, mahasiswa yang duduk di depan melihat jam tangannya 2 sampai 3 kali agar dosen segera menyadarinya.

4.      Fungsi Kontradiksi

Perilaku nonverbal dapat bertentangan atau membantah perilaku verbal. Contohnya Anda memuji prestasi teman, tapi Anda mengatakannya sambil mencibirkan lidah.

Komunikasi memiliki nilai tersendiri sehingga membuat dia begitu penting dalam berkomunikasi. Diantaranya yaitu ; komunikasi nonverbal berperan dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mampu mendeteksi kejujuran dan kebohongan seseorang, serta sifatnya yang begitu efisien.

2.4  Proses Komunikasi

Menurut Thil dan Bovee dalam Business Communications Today, terdapat enam tahap dalam proses komunikasi :

1.      Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan

2.      Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

3.      Pengirim menyampaikan pesan

4.      Penerima menerima pesan

5.      Penerima menaksirkan pesan

6.      Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

2.5 Memahami Komunikasi Bisnis

Tujuan komunikasi bisnis antar pribadi sesama rekan bisnis ialah:

§  Menyampaikan informasi bisnis

§  Berbagi pengalaman bisnis

§  Menumbuhkan simpati

§  Melakukan kerjasama bisnis

§  Menceritakan  kekecewaan  atau  kesalahan

§  Menumbuhkan motivasi bisnis

Hal  yang  patut  diperhatikan  untuk mencapai  kesepahaman  dalam komunikasi  pada organisasi / bisnis :

a.    Empat gaya kepemimpinan

·  Pengarahan (directing); Karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan pekerjaan

·  Pembekalan (coaching); Karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan pekerjaan

·  Dukungan (supporting); Karyawan telah mengenal teknik-teknik yang dituntut dan telah mengembangkan hubungan yang baik dengan seorang manajer

· Pendelegasian (delegating); Karyawan telah memahami dengan baik tugas-tugas pekerjaan yang harus diselesaikan, sehingga mereka layak untuk menerima pendelegasian tugas dari manajer

b.  Gaya Kepemimpinan Situasional

·    Keterampilan Analitis (analitical skills)

·    Keterampilan Fleksibillitas (flexibility skills)

·    Keterampilan Komunikasi (communications skills)

c.  Kepemimpinan Inti (Hellriegel dan Slocum)

·   Pemberdayaan (empowerment)

·   Intuisi (intuition)

·   Pemahaman Diri (self-understanding)

·   Visi (vision)

·   Kesesuaian Nilai (value congruence)

2.6    Etika Komunikasi , Etika Komunikasi Yang Baik Antara Sesama Manusia, Dan Teknik-Teknik Komunikasi Yang Baik

         1. Etika Komunikasi

Etika komunikasi dapat dikatakan sebagai serangkaian prinsip dasar atau aturan dalam melakukan komunikasi, yang mencakup seluruh komponen proses komunikasi. Sebab itu Komunikasi sering kali menjadi masalah karena tidak nyambung dalam penyampaian. Mungkin setiap kata sudah terpikirkan dan diucapkan dengan jelas, namun pasti ada saja yang menjadi hambatan. Komunikasi menjadi sebuah seni, membutuhkan rasa dan tingkat keilmuan yang tinggi. Dalam berkomunikasi tidak sembarang mengucap, mendengar dan yang menghasilkan bunyi. Jika salah bicara, maka orang yang kita ajak bicara bisa sensitif dan bisa menjadi masalah. Dalam berkomunikasi ada etika seperti dalam bahasa inggris, yaitu 5W+1H yaitu sebagai berikut :

a) Who (siapa) Mengetahui siapa yang diajak bicara, seperti pandangan mata agar kita menghargai lawan bicara.

b) What (apa) Lawan bicara harus tau apa yang sedang dibicarakan, karena jika tidak mengetahui apa yang dibicarakan pasti membuat kita merasa jengkel.

c) Where (dimana) Berkomunikasi harus tahu tempat, jika saja berbicara pendapat tentang sesuatu yang tidak disukai, maka bisa saja orang sekitar kita merasa tidak suka dengan pendapat kita.

d) When (kapan) Tidak mudah untuk mengetahui kapan waktu yang tepat untuk berkomunikasi.

e) Why (mengapa) Pertanyaan ini agar fokus dengan tujuan pembicaraan.

f) How (bagaimana) Cara kita berkomunikasi dengan penyampaian yang jelas.

Jika kita salah penyampaian, jadi salah juga kita dalam beretika komunikasi.

2. Etika Komunikasi Yang Baik Antara Sesama Manusia

Etika Komunikasi Yang Baik Antara Sesama Manusia Selain hal-hal komunikasi yang baik diatas adapun beberapa etika dan etiket dalam berkomunikasi antar manusia dalam kehidupan sehari-hari yaitu sebagai berikut :

a. Jujur tidak berbohong

b. Bersikap Dewasa tidak kekanak-kanakan

c. Lapang dada dalam berkomunikasi

d. Menggunakan panggilan / sebutan orang yang baik 5

e. Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien

f. Tidak mudah emosi / emosional

g. Berinisiatif sebagai pembuka dialog

h. Berbahasa yang baik, ramah dan sopan

i. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan

j. Bertingkahlaku yang baik

3. Teknik-Teknik Komunikasi Yang Baik

Contoh-Contoh Teknik Komunikasi Yang Baik adalah : Menggunakan kata dan kalimat yang baik menyesuaikan dengan lingkungan Gunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh lawan bicara Menatap mata lawan bicara dengan lembut Memberikan ekspresi wajah yang ramah dan murah senyum Gunakan gerakan tubuh / gesture yang sopan dan wajar Bertingkah laku yang baik dan ramah terhadap lawan bicara Memakai pakaian yang rapi, menutup aurat dan sesuai sikon Tidak mudah terpancing emosi lawan bicara Menerima segala perbedaan pendapat atau perselisihan yang terjadi Mampu menempatkan diri dan menyesuaikan gaya komunikasi sesuai dengan karakteristik lawan bicara. Menggunakan volume, nada, intonasi suara serta kecepatan bicara yang baik

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan apa yang sudah dipaparkan pada makalah ini, maka dapat ditarik suatu kesimpulan sebagai berikut :

1. Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku ataupun tindakan. Para ahli yang mengemukakan pendapatnya pun relatif memulai pengertian komunikasi dengan kata “proses”, jadi proses memiliki tempat utama dalam berkomunikasi.

2. Bentuk dasar komunikasi itu ada dua, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal dimana keduanya memperkaya cara manusia untuk berkomunikasi serta keduanya saling bersinergi dalam mewujudkan komunikasi yang efektif.

3. Proses-proses yang ada dalam komunikasi mengandung komponen/unsur komunikasi, dimana proses yang dimulai dari pengirim mempunyai ide sampai penerima mulai memberikan feedback dan menampakkan efek, keseluruhan proses itu merepresentasikan bahwa komunikasi memiliki keteraturan yang mungkin tidak disadari komunikator dan komunikan.

4. Komunikasi juga mengambil peranan penting dalam kegiatan bisnis manusia yang meliputi tujuan-tujuan tertentu untuk penyampaikan informasi bisnis, berbagi pengalaman bisnis, menjalin mitra kerjasama, pembuatan surat bisnis, dan lain sebagainya. Sehingga bila komunikasi bisnis dilakukan dengan baik, maka urusan dalam bisnis tersebut akan berjalan lancar.

5. Bahwa etika komunikasi adalah serangkaian prinsip dasar atau aturan dalam melakukan komunikasi, yang mencakup seluruh komponen proses komunikasi. Sedangkan etika komunikasi antar sesama manusia lebih mengacu pada sifat atau pembawaan diri si komunikator dan komunikan. Dan contoh teknik komunikasi adalah suatu arahan yang bagi komunikator dan komunikan tentang bagaimana seharusnya komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Etika komuniksi bisnis adalah serangkaian prinsip dasar atau aturan komunikasi yang dilakukan dalam berbisnis. Etika komunikasi dalam berbisnis mencakup tatanan nilai moral dan standar-standar perilaku yang harus dihadapi oleh para pelaku bisnis sewaktu mereka membuat keputusan dan memecahkan masalah. oleh karena sangat perlu sekali bagi kita untuk mengetahui faktor-faktor penyebab etika bisnis tersebut. Disamping itu dapat pula kita mencari penyelesaian dari penyimpangan-penyimpangan yang disebabkan oleh faktorfaktor tersebut. Yang pada akhirnya etika komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik sesuai dengan apa yang kita inginkan.

3.2 Saran

Saran yang bisa kami berikan berdasarkan ulasan yang terdapat pada makalah ini adalah :

1.  Perlu pemahaman intensif oleh setiap orang yang ingin berkomunikasi pada proses dan unsur komunikasi agar pesan yang disampaikannya mampu dipahami atau bahkan dituruti oleh penerima

2. Sebaiknya agar komunikasi berjalan lebih efektif dan efisien, pelaku dalam komunikasi harus mengetahui dan memahami bentuk dasar komunikasi dan mengimplementasikannya dalam percakapan sehari-hari

3.   Dalam memuluskan urusan bisnis, perlu sekiranya pengoptimalan aspek-aspek serta pendekatan-pendekatan yang ada dalam komunikasi bisnis, karena komunikasi adalah hal dasar dalam penyampaian ide bisnis tersebut

4.   Untuk melakukan komunikasi yang dalam dunia bisnis diperlukan normanorma yang dapat membantu dalam melakukan komunikasi yang baik dalam dunia bisnis. Yang pada akhirnya akan sangat membantu terutama dalam penciptaan tempat bisnis yang baru. Akhir kata penulis menyarankan kepada Dosen Pengasuh mata kuliah Komunikasi, bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, maka dari itu penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran sebagai sebuah acuan untuk membantu penulis dalam menghadapi pembuatan makalah selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

1. Cangara,Hafied. Pengantar Ilmu Komunikasi. PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta. 2006
2. http://studycommunication.wordpress.com/2012/10/13/teori-komunikasi-komunikasi-verbal/
3. http://riswantohidayat.wordpress.com/komunikasi/komunikasi-non-verbal/